Regulamin
XI Polskiego Zjazdu Filozoficznego
I. Postanowienia ogólne
- XI Polski Zjazd Filozoficzny, zwany w dalszej części Regulaminu Zjazdem, odbędzie się w dniach 9 – 14 września 2019 roku w budynkach Kampusu Głównego Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II (Gmach Główny, Centrum Transferu Wiedzy, Collegium Ioannis Pauli II) zlokalizowanych przy Al. Racławickich 14 w Lublinie.
- Organizatorem Zjazdu jest Wydział Filozofii KUL z siedzibą przy Al. Racławickich 14 w Lublinie, zwany dalej Organizatorem. Obsługę finansową Zjazdu sprawuje Fundacja Rozwoju Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II.
- Oficjalny serwis internetowy Zjazdu znajduje się pod adresem: zjazdfilozoficzny.kul.pl.
- W ramach Zjazdu odbędą się sesje plenarne, obrady w sekcjach tematycznych, dyskusje panelowe, sympozja specjalne oraz imprezy towarzyszące.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany kolejności wystąpień z przyczyn niezależnych od organizatorów.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany terminu Zjazdu z przyczyn od nich niezależnych.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo odwołania Zjazdu w przypadku zbyt małej liczby uczestników lub z powodu innych zdarzeń losowych, niezależnych od organizatorów.
- W przypadku odwołania Zjazdu organizatorzy zobowiązują się powiadomić o tym fakcie uczestników najpóźniej 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Zjazdu.
- Językami obrad Zjazdu są: język polski oraz języki kongresowe.
II. Zasady uczestnictwa i jego odwołania
- Uczestnikami Zjazdu są prelegenci, uczestnicy paneli dyskusyjnych, sympozjów specjalnych, zaproszeni goście oraz osoby nie wygłaszające referatów.
- Warunkiem udziału w Zjeździe jest:
- zgłoszenie uczestnictwa w Zjeździe wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Zjazdu,
- uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez organizatorów.
W przypadku zaproszonych gości (przedstawiciele władz, sponsorzy Zjazdu) rejestracja internetowa nie jest wymagana.
- Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w Zjeździe upływa w dniu 31 maja 2019 roku. Uczestnikom zgłaszającym swój udział po tym terminie nie gwarantuje się możliwości skorzystania z pełnej oferty Zjazdu.
- Opłatę za uczestnictwo w Zjeździe należy przesłać na konto:
Fundacja Rozwoju Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II
Aleje Racławickie 14
20–950 Lublin
03 1050 1953 1000 0090 3079 8087 ING Bank Śląski S.A.z dopiskiem: XI Polski Zjazd Filozoficzny, Imię Nazwisko, Afiliacja
w nieprzekraczalnym terminie do 30 czerwca 2019 roku.
- Na indywidualną prośbę uczestnika Organizator wystawi fakturę za udział w Zjeździe nie później niż 14 dni od daty zakończenia Zjazdu.
- Organizator ma prawo nie dopuścić uczestnika do udziału w Zjeździe, jeśli nie uiścił on opłaty za udział w Zjeździe w terminach określonych przez Organizatora.
- Prawo wygłoszenia referatu przysługuje osobie, która została zakwalifikowana na podstawie przeprowadzonej procedury recenzenckiej nadesłanego abstraktu. O wyniku recenzji uczestnicy Zjazdu zostaną poinformowani najpóźniej do 21 czerwca 2019 roku.
- Organizator wyda zaświadczenie udziału w Zjeździe.
- Opłata za udział w Zjeździe wynosi 350 zł, a w przypadku doktoranta/studenta/emeryta – 290 zł. Opłata pokrywa koszty:
- uczestnictwa w obradach w trakcie trwania całego Zjazdu,
- korzystania z sal i infrastruktury obiektów, w których odbywa się Zjazd,
- materiałów konferencyjnych (w tym dostęp do wersji internetowej lub na prośbę uczestnika także wersji papierowej, księgi streszczeń oraz programu),
- poczęstunku podczas przerw kawowych w trakcie trwania całego Zjazdu,
- uczestnictwa w imprezach towarzyszących (koncerty, spektakle, wystawy, wycieczki),
- prac administracyjno-organizacyjnych Zjazdu.
- Opłata konferencyjna nie obejmuje kosztów dojazdu, posiłków, ani noclegów.
- Organizator umożliwia wykup bonów na wybrane posiłki (uroczystej kolacji pierwszego dnia, obiadów i kolacji drugiego, trzeciego, czwartego i piątego dnia Zjazdu).
- Organizator wskazuje uczestnikom Zjazdu (poprzez stronę www Zjazdu) rekomendowane hotele i akademiki do wyboru, w których możliwe jest zamówienie miejsc noclegowych. Uczestnicy dokonują zamówienia samodzielnie poprzez indywidualny kontakt z tymi placówkami. Organizator nie odpowiada za dostępność miejsc noclegowych.
- Organizator nie zapewnia indywidualnego ani grupowego ubezpieczenia uczestników.
- Wysokość opłaty zjazdowej dokonanej po 30 czerwca 2019 roku wzrasta o 20%.
- Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Zjeździe. Rezygnacja powinna być dokonana w formie pisemnej według określonych warunków do 31 lipca 2019 roku. Oświadczenie powinno być przesłane listem poleconym (liczy się data stempla pocztowego) na adres: Wydział Filozofii KUL, al. Racławickie 14, 20-950 Lublin z dopiskiem „XI Polski Zjazd Filozoficzny – rezygnacja”.
- Organizator zwróci uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 15% całości opłaty.
- W przypadku, gdy Organizator otrzyma oświadczenie o rezygnacji z udziału w Zjeździe po 31 lipca 2019 roku (liczy się data stempla pocztowego), uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kwoty.
- Opłata zjazdowa w pełnej wysokości podlega zwrotowi w przypadku sytuacji podanej w punkcie I.7., przy czym Organizator nie pokrywa kosztów dodatkowych poniesionych przez uczestnika w związku ze Zjazdem.
III. Postanowienia końcowe
- Zarejestrowanie się w charakterze uczestnika Zjazdu jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższego Regulaminu.
- Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych):
- Administratorem jest Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II (adres: Al. Racławickie 14, 20 – 950 Lublin, adres e-mail: kul@kul.pl, numer telefonu: 81 445 4101), reprezentowany przez Rektora.
- Dane kontaktowe inspektora ochrony danych: adres e-mail: iod@kul.pl, numer telefonu: 81 445 32 30.
- Dane osobowe będą przetwarzane w celu organizacji „XI Polskiego Zjazdu Filozoficznego”.
- Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celu z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym przez okres archiwizacji.
- Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. e) ww. Rozporządzenia. Interesem publicznym realizowanym przez administratora jest prowadzenie najwyższej jakości kształcenia oraz prowadzenie badań naukowych i przedstawianie ich wyników, a także popularyzowanie wiedzy poprzez organizację konferencji.
- Dane osobowe będą ujawniane osobom upoważnionym przez administratora do przetwarzania danych osobowych, a w przypadku prelegentów – dane w postaci imienia i nazwiska, stopnia/tytułu naukowego oraz afiliacji mogą być podane do publicznej wiadomości. Dane osobowe nie będą przekazywane innym odbiorcom.
- Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:
– żądania dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych osobowych, a także wniesienia sprzeciwu,
– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Zjeździe będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
- Udział w Konferencji jest równoznaczny z przeniesieniem na Organizatora autorskich praw majątkowych do zdjęć oraz z wyrażeniem zgody na ich wykorzystanie w przypadku:
- gdy uczestnik zostanie sfotografowany na terenie obiektów, w których odbywa się Zjazd,
- gdy uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na pozowanie do zdjęcia.
- Przesłanie abstraktu wystąpienia oznacza zgodę na jego publikację.
- Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez siebie na terenie obiektów, w których prowadzone są działania związane ze Zjazdem.
- Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Zjazdu.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie. Zmiany są publikowane w serwisie internetowym Zjazdu.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 4 lutego 2019 roku.